Online bijeenkomsten: mogelijkheden verkennen, uitproberen, je verbazen en slagen. Wing heeft de afgelopen weken van ‘social distancing’ het hele traject doorgemaakt en ontwikkelt nu zelfs nieuwe werkvormen. Ronald Lanters doet verslag.
Op maandag 9 maart jongsleden deden we het nog. Een offline bijeenkomst met veel mensen in één ruimte. Thema: “Burgerparticipatie, een nieuwe loot in het openbaar bestuur”. Er golden nog geen formele beperkingen, maar voorzichtigheid was geboden. Het nieuwe coronavirus klopte ook al in Wageningen aan de deur. Drie dagen later werden de eerste nationale maatregelen afgekondigd.
Welk programma? Geen geluid?
“Je moet op de mute knop drukken Frank, want we horen zo niet wat je zegt.” “Welk programma moet je hebben? Zoom? Oh wij gebruiken Whereby, want die is echt superstabiel en kan door één simpele klik op een link door iedereen worden gebruikt”. “Hoeveel mensen dan? Dertig? Ja dat kan wel maar dan kan niet iedereen in beeld en dan moet je er ook écht voor zorgen dat iemand die niets zegt zijn microfoon ook uit heeft”. “Geen geluid? Wacht even dan app ik Niels, die kan dat wel oplossen”.
Online ontdekkingen
Vier weken verder zijn we. We beheersen inmiddels de techniek, kennen de etiquette en hebben al meerdere overleggen met subgroepjes en digitaal geeltjes plakken achter de rug. Het werkt en we ontdekken steeds beter hoe we online tot een goed gesprek, creativiteit en verdieping kunnen komen. Het is in alle opzichten anders dan real life, maar er kan ook heel veel wél. We ontwikkelen nu zelfs nieuwe werkvormen. Zo biedt de ondersteuning van bijvoorbeeld OneDrive de mogelijkheid om in een sessie met meer mensen aan één document, flip-over of gebiedskaart te werken. PowerPoint blijkt niet alleen een mooie presentatiemodule maar kan de basis vormen waarop je samen een procesontwerp kunt maken. Erg handig vind ik ook de Typeform vragenlijst als onderdeel van een online sessie met een grotere groep deelnemers. Na het beantwoorden van iedere vraag of de vragen kun je direct met elkaar in gesprek over de resultaten.
Vuurdoop
Mijn eerste serieuze proeve van bekwaamheid in online modereren vond plaats op vrijdag 20 maart. De Tenderregeling Garnalenvisserij Waddenzee, die na drie jaar onderhandelen met Brussel was goedgekeurd, zou in een informatiebijeenkomst in Leeuwarden worden besproken met de garnalenvissers. De regeling ging op 30 maart van start, dus uitstel was geen optie. Wing heeft provinciaal bestuurder Henk Staghouwer, het Waddenfonds en het Samenwerkingsverband Noord-Nederland voorbereid op een digitale setting. Een belangrijke uitdaging was het betrekken van de visserijondernemers. En hoe konden we de regie in het gesprek houden als de emoties – niet voor het eerst – hoog zouden oplopen?
We hebben gekozen om een programma te gebruiken dat ook goed werkt op de mobiele telefoon, een apparaat waarmee iedereen tegenwoordig vertrouwd is. Aanvankelijk hebben we de vragen alleen via de chatfunctie laten lopen, later konden de aanwezigen echt in gesprek door de microfoon weer open te zetten. Voor de meer dan veertig deelnemers was het een informatieve en interactieve sessie. Doordat mijn collega Niels de techniek en de presentaties verzorgde kon ik mijn focus op de inhoud en het verloop van de bijeenkomst houden. Een geslaagde combi en een geslaagde vuurdoop.
Blijvend karakter
Verder prijs ik mij gelukkig dat we in goede gezondheid door kunnen met het grootste deel van onze projecten en geplande werkzaamheden. Dat kan door onze inventiviteit te benutten én dankzij de souplesse van de omgeving. In het besef dat iedereen deze ontwikkeling doormaakt kan het niet anders dan dat een deel van het nieuwe werken een blijvend karakter behoudt. Wij bereiden ons daarop voor en wisselen graag met u van gedachten over de vele vormen en mogelijkheden die er zijn, ook voor bijvoorbeeld online burgerparticipatie.
Zie ook: Wing en Corona