De grote maatschappelijke opgaven van nu zijn multidimensionaal en multidisciplinair Het gaat om complexe processen zonder eenduidige oplossingsrichting. Bovendien kennen ze vele actoren met hun eigen visie en belangen. Vaak zijn we geneigd om het proces eromheen ook ingewikkeld te maken. Maar eenvoudige werkvormen en simpele methoden zijn soms de beste manier om helderheid en structuur te creëren.
Een voorbeeld van zo’n proces is het Programma Aanpak Stikstof (PAS). Het is een inhoudelijk en bestuurlijk complex beleidsprogramma, waarbinnen overheden, natuurorganisaties en ondernemers werken aan ruimte voor economische ontwikkelingen, sterkere natuur en minder stikstof. Het programma heeft betrekking op onder meer ecologie en natuurherstel, stikstofdepositie- en modellering, vergunningverlening en handhaving. Binnen deze werkvelden en organisaties werken veel mensen aan de uitvoering van hun deel van het programma. Maar weinig mensen binnen het PAS kunnen de complete inhoud en samenhang overzien.
PAS-Campus
Al een aantal jaar organiseer ik de PAS-Campus, het onderdeel binnen het PAS dat kennisuitwisseling faciliteert. Dat doen we door incompany-trainingen te geven, online kennismodules te ontwikkelen en interactieve kennisbijeenkomsten te organiseren. Daarin bespreken PAS-medewerkers een actueel praktijkvraagstuk, wisselen kennis en ervaringen uit en denken ze na over mogelijke oplossingen.
Kennis organiseren
Maar hoe zorg je ervoor dat je deze kennisuitwisseling op het juiste moment organiseert? Welke kennis is op welk moment waar nodig? Deze vragen stonden centraal tijdens de jaarlijkse evaluatiebijeenkomst van de PAS-Campus. Deze bijeenkomst gebruiken we om terug te kijken op het afgelopen jaar en om vooruit te kijken en een agenda met speerpunten voor het komend jaar op te stellen.
Tijdlijn
Om inzichtelijk te krijgen welke kennis op welk moment nodig is, maakten we een tijdlijn. Een overzicht van de gebeurtenissen in het afgelopen jaar en een overzicht van de gebeurtenissen die er het komend jaar aan komen. Tijdens een werksessie vulden de deelnemers dit overzicht aan. Ze konden in de tijdlijn aangeven welke gebeurtenissen een kennisbehoefte met zich mee brachten en welke stappen er daarvoor (eerder) in de tijd nodig waren. Zo konden we de verbanden zichtbaar maken en ontstond er een totaalbeeld van de opgave voor de PAS-Campus in 2018.
Ogenschijnlijk simpel
Een ogenschijnlijk simpele methode, maar het werkte! Blijkbaar voldoet een dergelijk instrument in onze behoefte aan structuur. Zet een groepje mensen neer in het midden van de woestijn en ze zullen vragen waar ze zijn en welke kant ze op moeten. Mensen willen snappen waar ze zitten in het grote geheel. We hebben van nature de behoefte om richting te geven aan hun handelen. Dat deed die tijdlijn voor ons. Het gaf ons het kader om focus aan te brengen. Daarmee ontstond er ook vertrouwen in het proces. Dat geeft rust, rust die hoognodig is in een complexe omgeving zoals het PAS.
Kapstok
Vaak zijn we geneigd om van een complex proces ingewikkelde overzichten te maken met meerdere dimensies en een veelvoud aan onderlinge relaties. Nu haalden we er één dimensie uit, als kapstok voor het gesprek. Juist dat is de truc. Het gesprek kreeg structuur en duidelijkheid, waardoor we vervolgens ook heldere kennisbehoeften konden formuleren.
Goed doordacht
Simpele ingrepen vragen echter wel degelijk een goede voorbereiding. Ze werken alleen wanneer we ze goed doordacht inzetten. In de voorbereiding draait het erom om de essentie uit de complexiteit te vissen. En achteraf is weer een zorgvuldige inbedding in de ‘werkelijkheid’ nodig.